Vadstena kommun digitaliserade friskvårdsbidraget med ActiWay
15 juni 2020
Vi får ofta höra från våra kunder att en av de största fördelarna med ActiWay är att det är så enkelt. Både för de som administrerar friskvårdsbidraget hos våra kunder, för medarbetarna som använder sitt bidraget och att det är enkelt att få hjälp från oss om det behövs. Det tycker även Linda Carlsson, HR-konsult på Vadstena kommun.
Vadstena kommun har varit kunder till ActiWay sedan januari 2019. Tidigare använde kommunen inget system för hanteringen av friskvårdsbidraget utan det sköttes manuellt med kvittoinlämning. Linda började arbeta på Vadstena kommun i augusti 2019 när ActiWay hade använts i 8 månader.
En stor faktor till att kommunen ville digitalisera friskvårdsbidraget var att komma bort från all administration med fysiska kvitton och spara tid på att inte behöva granska att köpen följde Skatteverkets regler kring vad som räknas som friskvård.
Fördelar för kunden – Vadstena kommun
Alla aktiviteter som finns i ActiWay under hitta friskvård är godkända av Skatteverket och det sparar mycket tid tycker Linda och hennes kollegor. De behöver aldrig tänka på om medarbetare köper friskvård som inte är tillåtet då alla leverantörer i systemet erbjuder godkänd friskvård och allt sker automatiskt. En annan stor fördel som Linda ser med att friskvårdsbidraget är digitaliserat är att hon enkelt kan få fram vilka som har fått tilldelat bidrag och hur mycket, hon slipper bläddra i pärmar utan loggar istället in i systemet och på några klick vet hon svaret.
En annan stor fördel tycker Linda är möjligheten till detaljerad statistik i systemet.
”Det är enkelt att följa hur mycket som tilldelas och till vem, hur mycket av bidraget som nyttjas och på vad.”
Det är lätt att följa utvecklingen av nyttjandet och kommunen får en bra överblick från ax till limpa. Det går också att enkelt se fördelningen och nyttjandet på olika enheter i kommunen.
Fördelar för kommunens medarbetare
För medarbetarna ser Linda en stor fördel i att de får välkomstmejl och inspirationsmejl varje månad. Det blir en påminnelse för medarbetarna att de har ett bidrag och hur mycket de har att nyttja. Att de även när som helst kan logga in och enkelt se hur mycket av bidraget som återstår och var de köpt friskvård är också en fördel.
En annan positiv sak är att ActiWay öppnar upp ögonen för kommunens medarbetare på vad de faktiskt kan använda bidraget till. Medarbetarna kan söka utifrån var de bor och få upp leverantörer med godkända aktiviteter de annars kanske inte hade tänkt på. Friskvårdsbidraget kan användas till så mycket mer än vad många tror.
”ActiWay gör att många ser friskvårdsbidraget på ett helt nytt sätt, det blir som ett smörgåsbord av olika aktiviteter man får välja bland.”
Linda tycker också att det är toppen att medarbetarna enkelt kan tipsa leverantörer att ansluta sig till ActiWay, och att ActiWay löpande kontaktar de leverantörer som kommer in som tips. Genom att leverantörer i kommunen ansluter sig så gynnas de och syns för kommunens anställda som kan köpa friskvård hos det lokala företaget – win win.
ActiWay bidrar till ökat nyttjande och minskad administrationstid
Efter att ha använt ActiWay i 12 månader ser Vadstena kommun fina resultat.
”2019 ökade nyttjandet av friskvårdsbidraget med 89 % mot 2018 då ActiWay inte användes.”
Det tror Linda beror på enkelheten i att köpa friskvård med ActiWay. Medarbetarna slipper ligga ute med egna pengar och lämna in kvitton till chef. Den faktor att hela hanteringen är digitalt tror hon spelar stor roll för det fina resultatet med så många fler som använde sitt bidrag 2019.
Genom att ha digitaliserat hela processen kring friskvårdsbidraget sparar Linda och hennes kollegor väsentligt mycket tid. Både i att slippa kontrollera regelverket och att antalet frågor från anställda har minskat drastiskt. Möjligheten att ta fram statistik på nolltid är också tidssparande.
Tack Linda för att du ville dela med dig av dina och Vadstena kommuns erfarenheter av ActiWay!
Är du kund och vill dela med dig av era fördelar med att använda ActiWay? Vi blir jätteglada om du hör av dig!