master

Vanliga frågor

Här är vanliga frågor för dig som arbetsgivare

Klicka på ditt namn längst upp till höger och välj ”Byt roll”. I menyn väljer du att använda ActiWay som medarbetare. När du vill återgå till administratörsläge byter du roll på samma sätt.
Klicka på ”Konto” i huvudmenyn och därefter på ”Organisation” eller ”Anställda”. Högst upp på sidan finns två knappar. Via den vänstra kan du lägga upp avdelningar och medarbetare manuellt i ett formulär. Via den högra kan du importera excel-filer med flera avdelningar/medarbetare (instruktioner och mallar finns på sidan).
Klicka på ”Hantera bidrag” i huvudmenyn och därefter på ”Saldon och extra tilldelning”. Markera de anställda som ska få extra bidrag och klicka på ”Tilldela extra friskvårdsbidrag”. Välj belopp och spara.
Om du i dina kontoinställningar valt att du vill attestera friskvårdsbidragen manuellt gör du så här: Klicka på ”Hantera bidrag” i huvudmenyn och därefter på ”Tilldelade bidrag och attestering”. Markera de anställda som ska attesteras och klicka på ”Godkänn markerade”.
Under ”Ekonomiunderlag” i huvudmenyn hittar du sidan ”Avräkningsnotor”. Här finns specificeringar för hur ni bör bokföra er utnyttjade friskvård.
Klicka på ”Konto” i huvudmenyn och välj sedan ”Anställda”. Klicka på den medarbetare ärendet gäller och du kommer till dennes inställningar. Här kan du bland annat ange deltidsprocent, om medarbetaren har/ska sluta samt i det senare fallet vilket datum detta sker.
Ett tilldelat bidrag kan tyvärr inte justeras, utan det måste först tas bort och sedan tilldelar man ett nytt. Klicka på "Friskvårdsbidrag" och därefter på "Tilldelade bidrag och attestering". Sök fram personen vars bidrag du vill ändra. Klicka på knappen "hantera" till höger om personens namn. Om bidraget inte är attesterat kan du här välja "ej godkänd". Om bidraget är attesterat väljer du "spärra". Båda inställningarna har effekten att det tilldelade bidraget försvinner. Därefter klickar du på "Saldon och extra tilldelning" i menyn till vänster. Sök igen fram personen, klicka i rutan bredvid namnet och klicka på knappen "tilldela extra bidrag". Välj den summa personen ska få och slutför sedan tilldelningen.
Om arbetsgivaren tillåter det så kan medarbetarna nyttja sina friskvårdsbidrag även hos leverantörer som inte är anslutna till ActiWay. Medarbetaren genomför då sitt köp med egna pengar och registrerar sedan köpet samt laddar upp en digital kopia av kvittot genom ett formulär som hen når via en länk i sitt ActiWay-konto. Notera att kvittoregistreringar för köp hos leverantörer som är anslutna till ActiWay aldrig godkännes.

Några viktiga regler kring kvittoregisteringar:
- Endast köp gällande innevarande år godkänns.
- Kvittot måste innehålla all information som efterfrågas i formuläret.
- Kvittoregistreringar för köp hos ActiWay-anslutna leverantörer godkänns ej.

Hantering av personuppgifter

"Du som registrerad har rätt att begära ut vilka personuppgifter vi behandlar, på uppdrag av dig, samt att få dessa presenterade i ett strukturerat maskinläsbart format. För att vi skall kunna göra detta på ett korrekt och säkert sätt behöver du först legitimera dig.
För att hjälpa oss med detta behöver du genomföra följande enkla steg:
1. Logga in på ditt ActiWay-konto. Använd din personliga inloggning eller Mobilt Bank ID för att logga in. Klicka här för att komma direkt till inloggningen.
2. På Översiktssidan till höger under ""Behöver du hjälp"" finns en grön knapp som heter ""Visa identifierings kod"".
3. Klicka på knappen ""Ta emot en sexsiffrig identifierings kod"".
4. Skicka koden direkt till oss som svar på detta mail.
När vi sedan bekräftat din identitet kommer vi att skicka vidare ärendet till vårt dataskyddsombud Fredrik Linder som kommer hjälpa dig vidare i ditt ärende."
"Du som registrerad användare har rätt att få de personuppgifter ActiWay behandlar, på uppdrag av dig, rättade eller raderade om inte lagligt hinder för sådan rättelse eller radering föreligger. För att detta ska göras korrekt behöver du först legitimera dig.
För att hjälpa oss med det behöver du genomföra följande enkla steg:
1. Logga in på ditt ActiWay-konto. Använd din personliga inloggning eller Mobilt Bank ID för att logga in. Klicka här för att komma direkt till inloggningen.
2. På Översiktssidan till höger under ""Behöver du hjälp"" finns en grön knapp som heter ""Visa identifierings kod"".
3. Klicka på knappen ""Ta emot en sexsiffrig identifierings kod"".
4. Skicka koden direkt till oss som svar på detta mail.
När vi sedan bekräftat din identitet kommer vi att skicka vidare ärendet till vårt dataskyddsombud Fredrik Linder som kommer hjälpa dig vidare i ditt ärende."
"För att hantera vissa ärenden där det krävs att vi på ActiWay hantera personuppgifter behöver vi först identifiera dig som en användare i ActiWay. För att hjälpa oss med det kan du behöva genomföra följande enkla steg:
1. Logga in på ert ActiWay konto. Klicka här för att komma direkt till inloggningen.
2. På Översiktssidan till höger under ""Behöver du hjälp"" finns en grön knapp som heter ""Visa identifierings kod"".
3. Klicka på knappen ""Ta emot en sexsiffrig identifierings kod"".
4. Skicka koden direkt till oss som svar på detta mail.
Så fort vi har bekräftat din identitet kommer vi att hantera ditt ärende."
Personlig ntegritet är viktig för oss och vi strävar alltid efter att hantera personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt. Här kan du läsa om hur vi på ActiWay hanterar personuppgifter och vilka rättigheter du och era medarbetare har. https://www.actiway.se/om-oss/actiways-hantering-av-personuppgifter.htm

Vårt ActiWay-konto

För att se eller ladda ned en kopia av ert samarbetsavtal med ActiWay klickar du på fliken "Konto" i huvudmenyn. Välj sedan "Avtal Friskvård" och det nerladdningsbara dokumentet ligger direkt under rubriken "Kontrakt".
Klicka på "Konto" i huvudmenyn och välj sedan "Bolagsinformation". Här kan du ändra till exempel företagsnamn eller besöks- och fakturaadress. Glöm inte att klicka på "Spara" längst ner på sidan.
Klicka på ”Konto” i huvudmenyn och välj sedan ”Anställda”. Klicka på den medarbetare ärendet gäller och du kommer till dennes inställningar. Här kan du bland annat ange deltidsprocent, om medarbetaren har/ska sluta samt i det senare fallet vilket datum detta sker.
Klicka på ”Konto” i huvudmenyn och därefter på ”Anställda”. Klicka på knappen "lägg till anställd" för att lägga till enskilda medarbetare. Klicka på knappen "importera anställda" för att importera en excelfil med flera anställda. Följ därefter anvisningarna på sidan.
"Om det är en person som inte har tillgång till ActiWay än behöver ni först lägga till hen som anställd.
För att lägga till personen som administratör gör följande:
1. Gå till ""Konto"".
2. Gå till ""Bolagsinformation"".
3. Scrolla ner och sök upp namnet under ”Lägg till chef eller administratör”
4. Välj personen och ange vilken behörighet hen skall ha."
Klicka på ”Konto” i huvudmenyn och därefter på ”Organisation”. Klicka på knappen "lägg till avdelning" för att lägga till enskilda avdelningar. Klicka på knappen "importera enheter" för att importera en excelfil med flera avdelningar. Följ därefter anvisningarna på sidan.

Hantera friskvårdsbidrag

Klicka på ”Hantera bidrag” i huvudmenyn och därefter på ”Saldon och extra tilldelning”. Markera de anställda som ska få extra bidrag och klicka på ”Tilldela extra friskvårdsbidrag”. Välj belopp och spara.
Ett tilldelat bidrag kan tyvärr inte justeras. Det måste först tas bort för att sedan tilldelas på nytt. Klicka på "Hantera Bidrag" och därefter på "Tilldelade bidrag och attestering". Sök fram personen vars bidrag du vill ändra. Klicka på knappen "Hantera" till höger om personens namn. Om bidraget inte är attesterat kan du här välja "Ej godkänd". Om bidraget är attesterat väljer du "Spärra". Båda inställningarna har effekten att det tilldelade bidraget försvinner. Därefter klickar du på "Saldon och extra tilldelning" i menyn till vänster. Sök fram personen igen, klicka i rutan bredvid namnet och klicka på knappen "Tilldela extra bidrag". Välj den summa personen ska få och slutför sedan tilldelningen.
Om du i dina kontoinställningar valt att du vill attestera friskvårdsbidragen manuellt gör du så här. Klicka på ”Hantera bidrag” i huvudmenyn och därefter på ”Tilldelade bidrag och attestering”. Markera de anställda som ska attesteras och klicka på ”Godkänn markerade”.

Ekonomi

Fakturan från ActiWay innehåller all information som ni behöver för att kunna bokföra er nyttjade friskvård tillsammans med ett giltiga underlag för momsavdrag.
Under ”Ekonomiunderlag” i huvudmenyn hittar du sidan ”Fakturor”. Här finner du samtliga fakturor med tillhörande specifikationer att ladda ner i PDF- och i Excelformat. Klicka på "Hämta" i kolumnen "XLS".
Under ”Ekonomiunderlag” i huvudmenyn hittar du sidan ”Fakturor”. Här finner du samtliga fakturor med tillhörande specifikationer att ladda ner i PDF- och i Excelformat.